Outlook perfectionnement

Accueil Catalogue des formations 2022 Bureautique Outlook perfectionnement

Public

Tout utilisateur d’Outlook, toutes versions

Prérequis

Avoir suivi une formation d’initiation à Outlook ou maitriser les bases d’Outlook : Envoi d'un message - Création de rendez-vous et d'événements dans le calendrier

Intervenant(s)

Formateur bureautique professionnel

Durée

1 jour, soit 7 heures de formation

Tarif

490 € nets par session et par personne
intra : nous consulter

Dates des prochaines sessions

inter ou intra nous consulter

Objectifs

  •  Automatiser les traitements répétitifs (réponses normalisées, classement, copies et archivage)
  • Optimiser le travail en équipe grâce aux disponibilités, délégations d’agendas et de contacts et l’organisation de réunions.

Contenu pédagogique

Rappels

  • Personnalisation de l’environnement de travail, Tris et regroupements des éléments
  • Les catégories
  • Les options de message : Importance, Confidentialité, Boutons de vote, Envoi différé, Indicateurs de message, Date de validité.
  • Gestion d’élément périodique : modification d’une occurrence ou de toute la série

A) – TRAVAIL COLLABORATIF

1. Organisation de réunions.

  • Visualisation des disponibilités croisées
  • Envoi des invitations à la réunion
  • Confirmation, refus ou provisoire
  • Mise à jour d’une réunion reportée ou annulée
  • Affectation de ressources à une réunion

2. Délégations

  • Délégations de contacts, d’agenda, de boite de réception
  • Droit d’écriture et de lecture
  • Accès et modification à un dossier partagé

3. Les tâches et notes

  • Tâches : Créer/assigner une tâche
  • Accepter refuser une tâche
  • Créer une tache périodique
  • Editer une note
  • Transférer une note vers un tiers

B) – AUTOMATISATIONS

1. Perfectionnement au gestionnaire de la boîte de réception et extension aux Actions rapides

Réglage du déclenchement

  • Application de règles aux messages entrants ou sortants
  • Applications aux éléments actuels ou futurs
  • Déclenchement sur une caractéristique du message (expéditeur, destinataire, texte présent en objet oud ans le corps de texte du message)

Réglage du traitement

  • Règles de déplacements, de copie (= transfert) ou de suppression
  • Création d’alerte
  • Changement d’importance
  • Utilisation contrainte d’un modèle de réponse

L’utilitaire « Action rapide »

2. Création d’un archivage automatique

3. Modèles et Formulaires

  • Pour les messages stéréotypes et récurrent : création d’un message et enregistrement comme modèle sous le format OFT
  • Pour les messages qui nécessitent une interaction sophistiquée avec le destinataire : collecte d’information dans des champs : création d’un formulaire dans la bibliothèque des formulaires personnels : création et paramétrage des champs.
  • Création de modèles d’attestation, de demande d’autorisation d’absence, de bons,…)

Approche pédagogique

  • Apports théoriques vidéo- projetés
  • Exercices d’application collectifs ou individuels sur poste de travail
  • 60 % du temps de formation est consacré à la séquence théorique
  • 40 % du temps de formation est consacré à la séquence pratique

Pour Outlook spécifiquement, notre approche repose sur :

  • l’interactivité de l’apprentissage, les stagiaires disposent d’identifiant messagerie leur permettant de tester l’envoi, la réception et le paramétrage de messages.
  • l’automatisation des traitements répétitifs de mise en forme, de classement, de suppression des messages.
  • le travail collaboratif, grâce aux techniques de délégation, d’organisation de réunion, de partage de dossier.

Évaluation des acquis

  • Appréciée par le formateur grâce aux exercices sur poste de travail et consignée dans le bilan formateur
  • Mise à disposition sur demande pour test technique post-formation sur plateforme web.

Délai d'accès

Le délai d’accès aux formations tient compte des différentes formalités administratives afin d’être accessible dans un temps minimum de 15 jours avant le début de l’action.

Accessibilité handicapés

Nous consulter pour l'adaptation de la formation aux besoins des stagiaires en situation de handicap.

Indicateur satisfaction

Satisfaction globale exprimée par les apprenants sur nos formations du 1/1 au 30/6 202 1: 9,03 / 10

Satisfaction globale exprimée par les apprenants sur nos formations du 1/1 au 31/12/2023 : 9.05 / 10

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