Objectifs
- Automatiser les traitements répétitifs (réponses normalisées, classement, copies et archivage)
- Optimiser le travail en équipe grâce aux disponibilités, délégations d’agendas et de contacts et l’organisation de réunions.
Contenu pédagogique
Rappels
- Personnalisation de l’environnement de travail, Tris et regroupements des éléments
- Les catégories
- Les options de message : Importance, Confidentialité, Boutons de vote, Envoi différé, Indicateurs de message, Date de validité.
- Gestion d’élément périodique : modification d’une occurrence ou de toute la série
A) – TRAVAIL COLLABORATIF
1. Organisation de réunions.
- Visualisation des disponibilités croisées
- Envoi des invitations à la réunion
- Confirmation, refus ou provisoire
- Mise à jour d’une réunion reportée ou annulée
- Affectation de ressources à une réunion
2. Délégations
- Délégations de contacts, d'agenda, de boite de réception
- Droit d'écriture et de lecture
- Accès et modification à un dossier partagé
3. Les tâches et notes
- Tâches : Créer/assigner une tâche
- Accepter refuser une tâche
- Créer une tache périodique
- Editer une note
- Transférer une note vers un tiers
B) – AUTOMATISATIONS
1. Perfectionnement au gestionnaire de la boîte de réception et extension aux Actions rapides
Réglage du déclenchement
- Application de règles aux messages entrants ou sortants
- Applications aux éléments actuels ou futurs
- Déclenchement sur une caractéristique du message (expéditeur, destinataire, texte présent en objet oud ans le corps de texte du message)
Réglage du traitement
- Règles de déplacements, de copie (= transfert) ou de suppression
- Création d’alerte
- Changement d’importance
- Utilisation contrainte d’un modèle de réponse
L’utilitaire « Action rapide »
2. Création d’un archivage automatique
3. Modèles et Formulaires
- Pour les messages stéréotypes et récurrent : création d’un message et enregistrement comme modèle sous le format OFT
- Pour les messages qui nécessitent une interaction sophistiquée avec le destinataire : collecte d’information dans des champs : création d’un formulaire dans la bibliothèque des formulaires personnels : création et paramétrage des champs.
- Création de modèles d’attestation, de demande d'autorisation d'absence, de bons,…)
Approche pédagogique
- Apports théoriques vidéo- projetés
- Exercices d'application collectifs ou individuels sur poste de travail
- 60 % du temps de formation est consacré à la séquence théorique
- 40 % du temps de formation est consacré à la séquence pratique
Pour Outlook spécifiquement, notre approche repose sur :
- l’interactivité de l’apprentissage, les stagiaires disposent d’identifiant messagerie leur permettant de tester l’envoi, la réception et le paramétrage de messages.
- l’automatisation des traitements répétitifs de mise en forme, de classement, de suppression des messages.
- le travail collaboratif, grâce aux techniques de délégation, d’organisation de réunion, de partage de dossier.
Évaluation des acquis
- Appréciée par le formateur grâce aux exercices sur poste de travail et consignée dans le bilan formateur
- Mise à disposition sur demande pour test technique post-formation sur plateforme web.
