Outlook perfectionnement

Objectifs

  •  Automatiser les traitements répétitifs (réponses normalisées, classement, copies et archivage)
  • Optimiser le travail en équipe grâce aux disponibilités, délégations d’agendas et de contacts et l’organisation de réunions.

Contenu pédagogique

Rappels

  • Personnalisation de l’environnement de travail, Tris et regroupements des éléments
  • Les catégories
  • Les options de message : Importance, Confidentialité, Boutons de vote, Envoi différé, Indicateurs de message, Date de validité.
  • Gestion d’élément périodique : modification d’une occurrence ou de toute la série

A) – TRAVAIL COLLABORATIF
1. Organisation de réunions.

  • Visualisation des disponibilités croisées
  • Envoi des invitations à la réunion
  • Confirmation, refus ou provisoire
  • Mise à jour d’une réunion reportée ou annulée
  • Affectation de ressources à une réunion

2. Délégations

  • Délégations de contacts, d’agenda, de boite de réception
  • Droit d’écriture et de lecture
  • Accès et modification à un dossier partagé

3. Les tâches et notes

  • Tâches : Créer/assigner une tâche
  • Accepter refuser une tâche
  • Créer une tache périodique
  • Editer une note
  • Transférer une note vers un tiers

B) – AUTOMATISATIONS
1. Perfectionnement au gestionnaire de la boîte de réception et extension aux Actions rapides
Réglage du déclenchement

  • Application de règles aux messages entrants ou sortants
  • Applications aux éléments actuels ou futurs
  • Déclenchement sur une caractéristique du message (expéditeur, destinataire, texte présent en objet oud ans le corps de texte du message)

Réglage du traitement

  • Règles de déplacements, de copie (= transfert) ou de suppression
  • Création d’alerte
  • Changement d’importance
  • Utilisation contrainte d’un modèle de réponse

L’utilitaire « Action rapide »

2. Création d’un archivage automatique

3. Modèles et Formulaires

  • Pour les messages stéréotypes et récurrent : création d’un message et enregistrement comme modèle sous le format OFT
  • Pour les messages qui nécessitent une interaction sophistiquée avec le destinataire : collecte d’information dans des champs : création d’un formulaire dans la bibliothèque des formulaires personnels : création et paramétrage des champs.
  • Création de modèles d’attestation, de demande d’autorisation d’absence, de bons,…)

Approche pédagogique

  • Apports théoriques vidéo- projetés
  • Exercices d’application collectifs ou individuels sur poste de travail
  • 60 % du temps de formation est consacré à la séquence théorique
  • 40 % du temps de formation est consacré à la séquence pratique

Pour Outlook spécifiquement, notre approche repose sur :

  • l’interactivité de l’apprentissage, les stagiaires disposent d’identifiant messagerie leur permettant de tester l’envoi, la réception et le paramétrage de messages.
  • l’automatisation des traitements répétitifs de mise en forme, de classement, de suppression des messages.
  • le travail collaboratif, grâce aux techniques de délégation, d’organisation de réunion, de partage de dossier.

Evaluation des acquis

  • Appréciée par le formateur grâce aux exercices sur poste de travail et consignée dans le bilan formateur
  • Mise à disposition sur demande pour test technique post-formation sur plateforme web.

Public :

Tout utilisateur d’Outlook, toutes versions

Prérequis :

Avoir suivi une formation d’initiation à Outlook ou maitriser les bases d’Outlook : • Envoi d'un message • Création de rendez-vous et d'événements dans le calendrier

Intervenant(s) :

Formateur bureautique professionnel

Durée :

1 jour, soit 7 heures de formation

Tarif :

490 € nets par session et par personne
intra: nous consulter

Dates des prochaines sessions :

inter ou intra
nous consulter

En savoir + :

Olivier DEHEEGHER
contact@ejs-aymara.fr

Indicateur satisfaction :

Satisfaction globale exprimée par les apprenants sur nos formations du 1/1 au 30/6 2021:
9,03 / 10

Délai d'accès :

Le délai d’accès aux formations tient compte des différentes formalités administratives afin d’être accessible dans un temps minimum de 15 jours avant le début de l’action.

Accessibilité handicapés :

Nous consulter pour l'adaptation de la formation aux besoins des stagiaires en situation de handicap.